UwBoeking.com Helpdesk

Om annuleringen goed te kunnen verwerken, bij te houden en om de gast een annuleringsfactuur te kunnen bieden is er een makkelijke oplossing.

U gaat naar de tab “Accommodaties” en kiest voor “Accommodatie toevoegen” U maakt een nieuwe accommodatie aan met soort accommodatie: “vakantiepark”. Als naam geeft u de accommodatie de naam “Annuleringen”. U vult vervolgens bij het aanmaken de adresgegevens in van de locatie waar uw accommodaties zijn of worden opgehaald bij verhuur. De financiële instellingen zijn niet van belang, maar er dient wel iets ingevuld te worden.

Het is van belang dat u wel beschikbaarheid invoert binnen ons systeem. Dit is van belang bij het verplaatsen van de geannuleerde reservering naar annulering. Hier komt later in deze tekst meer uitleg over. Wanneer u beschikbaarheid toevoegt raden wij aan om de hoeveelheid accommodaties die u beheert als aantal plaatsen aan te maken. Heeft u bijvoorbeeld 10 accommodaties, dan maakt u 10 plaatsen aan. Bij het invullen van de beschikbaarheid is de prijs niet van belang, deze zal niet gebruikt worden maar dient wel ingevoerd te worden. U kunt er dus voor kiezen deze gewoon op €0 te zetten. De aankomst,- en vertrekdag is het best om op elke dag van de week te zetten. Na het invullen van de beschikbaarheid voegt u namen toe aan de aangemaakte hoeveelheid plaatsen. Zo kunt u later duidelijker terugzien op welke accommodatie geannuleerd is. Dit doet u via “beschikbaarheid beheren van accommodatie” bij de accommodatie “Annuleringen” onder de tab Accommodaties. Vervolgens kiest u voor “Namen plaatsen/kamers/ toewijzen”. Hier vult u de naam van de overige accommodaties in.

Nadat u deze nieuwe accommodatie “Annuleringen” heeft aangemaakt zetten we deze module op niet actief. Dat doet u door te gaan naar de tab “Accommodaties”, vervolgens klikt u op het potloodje achter de accommodatie “Annuleringen”. U zet het vinkje onderaan de pagina bij “Module actief” uit.

Nu heeft u alle basisstappen voltooid om reserveringen die geannuleerd worden simpel te kunnen overzetten naar “Annuleringen”.

Het enige wat u nog dient te doen is een mailtemplate aan te maken, speciaal voor annuleringen. U doet dit via “Instellingen”, vervolgens kiest u voor Mail Sjablonen. U voegt een mailtemplate toe door op de knop “Mailtemplate toevoegen” te klikken. Hierbij geeft u een titel aan van de mailtemplate, deze is enkel voor u zichtbaar. Het onderwerp van de mail is hoe gasten de mail binnen krijgen. Vervolgens kunt u gebruik maken van een standaard sjabloon voor de Annuleringsmail. Deze kunt u naar wens aanpassen, waarbij u de naam van het vakantiehuis kan weghalen. Dit omdat u anders refereert aan accommodatie “Annuleringen”. Wanneer alles naar wens staat, slaat u dit template op door op de knop “Toevoegen” te drukken.

Nu uw mailtemplate is aangemaakt, dient deze ingesteld te worden. Dit doet u via het potloodje bij de accommodatie “Annuleringen” onder het tabje “Accommodaties”. Vervolgens gaat u naar “NL” met de Nederlandse vlag ernaast. Hier voegt u de eerder gemaakte mailtemplate toe op de plaats van de Reserveringsmail (Reserveringsbevestiging met factuur). Dit zorgt ervoor dat u bij een annulering de klant gemakkelijk kan mailen en deze automatisch de factuur van de annulering toegezonden krijgt.

*Geannuleerde reservering*

Wanneer een gast annuleert, verwerkt u dit op de volgende manier. U gaat naar de tab Reserveringen. Vervolgens zet u de geannuleerde reservering via het €-tekentje, dit is de “Wijzig betaalstatus/plaats” knop, op de accommodatie “Annuleringen”. Vervolgens kiest u de accommodatie waarop geannuleerd is als plaatsnummer. U slaat deze gegevens op door op “reservering wijzigen” te drukken. Afhankelijk van uw voorwaarden en de mate van betalingsverplichting die de gast heeft, past u via het potloodje het nog te betalen bedrag aan. Dit vult u in bij “Totaalbedrag”, en bij de omschrijving erboven vult u Annulering in. Hier wordt een eventueel al betaald bedrag vanaf gehaald. Vervolgens zet u “Klant mailen” op Ja. Vervolgens klikt u op reservering wijzigen. De gast heeft nu de mail van de annulering gekregen met de factuur van de annulering.

Mocht u nog vragen hebben, u kunt ons bereiken via support@uwboeking.com of op ons telefoonnummer 038 466 9999.